e.firma o firma electrónica: su funcionalidad en México

En muchas partes del mundo las e.firma o firmas electrónicas han supuesto un cambio en la forma de realizar trámites. México no es la excepción, ya que en todo el territorio las firmas electrónicas avanzadas se emplean para validar variedad de trámites.

¿Quieres aprender a detalle cuáles son las funciones de la e.firma?, entonces te conviene seguir leyendo este post informativo.

¿En qué consiste la e.firma?

En línea general, consiste en un tipo de firma electrónica avanzada que se emplea al momento de realizar trámites digitales. También permite tener acceso a diversos servicios que ofrece el Gobierno de México y organismos de carácter administrativo como el SAT.

Dadas sus características posee la misma validez que una firma autógrafa, por tanto, se considera un identificador único de personas tanto físicas como morales. A través de la e.firma puede conocerse y valorarse la identidad de un individuo para tramitar documentos, solicitudes, etc.

Actualmente, existen muchas variantes de la e.firma y complementos que incrementan la seguridad para ingresar a los sistemas y reducir los fraudes cibernéticos. Uno de ellos es el reconocimiento de IP e.firma, antes denominada FIEL.

¿Cuáles son las características principales de la e.firma mexicana?

A continuación, te presentamos las características más destacadas de la e.firma o firma electrónica:

• Es intransferible — Esto significa que ninguna otra persona puede hacer uso de la misma firma, o bien que comparta los mismos archivos o entidad.

Es importante que la firma electrónica no se confíe a nadie para evitar que otro pueda hacer uso de ella. En este sentido, si un contador o equipo de contaduría hace algún trámite a nombre de otro, el propietario de la e.firma deberá hacerse responsable.

• Tiene los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita — La veracidad de esta característica está contemplada en el artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

De modo que, la firma electrónica está compuesta por una serie de archivos digitales que pueden subirse a la red para ser utilizada. Dichos archivos están compuestos por una clave privada y un certificado que asegura la identidad de la persona.

• No puede ser repudiada —En otras palabras, la persona que firma con ella no podrá negar la autoría del documento firmado.
• Es un trámite gratuito —Tanto el proceso de firmar como obtener la e.firma no tienen costo alguno.

¿Qué funciones cumple la e.fima en México?

Además de la identificación de personas físicas y morales, algunas de las funciones que se le da a la firma electrónica son:

• Mediante la firma electrónica avanzada se pueden firmar documentos en formato electrónico o digital.
• Para fines de identificación a la hora de firmar trámites tributarios del SAT. También para firmar en trámites relacionados con el Instituto Mexicano del Seguro Social, validaciones de certificados de origen, trámites de aduana, permisos de importación, etc.

Información adicional

En realidad, se estima que la e.firma puede ser empleada por los usuarios en más de 400 trámites de distintas dependencias. Por ejemplo: la Comisión Nacional del Agua, la fiscalía general de la República, la Universidad Autónoma Metropolitana, entre otras secretarías como la del Bienestar.

Igualmente, algunas entidades bancarias y gobiernos estatales hacen uso de la firma electrónica para formalizar algunos trámites.

¿Quiénes pueden tener acceso a la e.firma o firma electrónica?

Cualquier persona física o representante legal de una persona física tiene derecho a usar su e.firma o firma electrónica.

¿Cuándo debe presentarse la solicitud para obtener la e.firma?

En general, deberás solicitar la e.firma cuando necesites realizar cualquier modificación en el RFC o en los datos que hayas proporcionado para tu identificación.

¿Cómo se utiliza la firma electrónica?

Como mencionamos arriba, la e.firma está constituida por dos archivos, estos son:

• La llave privada, también conocida como .KEY, la cual funciona como una contraseña de acceso.
• El certificado “.CER”, que actúa como una tarjeta de identidad. Dicho certificado contiene tanto el RFC como la web de solicitud de citas.
• Selecciona el apartado “Agendar cita”
• Haz clic en “Nueva Cita”.
• Luego deberás ingresar tu CURP del individuo a quien pertenece la firma.

En muchos casos es conocido como llave pública, ya que cualquier persona puede tener acceso a este.

Ambos archivos hacen del uso de la e.firma un procedimiento sencillo, pues sólo se requiere subir los archivos a la web mediante una memoria USB. De igual forma, puede ser empleada la e.firma portátil que consiste en un formato almacenado en un dispositivo móvil. Esta última versión se emplea para firmar trámites con el SAT a través de la App SAT móvil.

¿Cómo puedo solicitar el certificado de e.firma en el SAT?

Para sacar tu e.firma por primera vez, sólo necesitarás tu identificación oficial, una copia de la CURP, un correo electrónico y un comprobante de domicilio. Adicionalmente, deberás tener una memoria USB donde puedas almacenar la firma sin problemas.

Después de que reúnas toda la documentación y los implementos requeridos, tendrás que llenar una solicitud en línea para obtener tu cita. Recuerda que el trámite para obtener la e.firma es presencial, dado que aún no hay un servicio online para ello.

Ahora bien, si eres una persona moral, dependiendo del tipo de empresa podrá solicitarse otro tipo de documentos, estos son:

• La INE o Identificación oficial del representante legal, así como también su e.firma de persona física.
• El comprobante de domicilio fiscal de la empresa en cuestión.
• Una copia certificada del poder general para los actos de dominio o administración que acredite la personalidad del representante legal.
• El acta constitutiva de la empresa.
• La memoria USB y un correo electrónico vigente.

¿Cuándo y cómo se renueva la e.firma?

Todas las e.firma o firmas electrónicas mexicanas tienen una validez de cuatro años máximo, por tanto, es necesario renovarlas.

A diferencia del trámite de obtención, para renovar tu e.firma puedes hacer uso del servicio online de la página del SAT. Este servicio sólo está disponible para entidades legales, en cambio, las personas físicas también pueden hacer la renovación de forma presencial.

¿Qué beneficios aporta el uso de la e.firma?

En comparación con las firmas autógrafas, las firmas electrónicas avanzadas gozan de mayor seguridad, ya que no pueden ser falsificadas. Esto es gracias a los protocolos de seguridad cibernética que son aplicados a la hora de generar la firma.

Otro beneficio por destacar es la reducción de tiempo en la realización de diversos trámites, gracias a los procesos de digitalización. En realidad, la e.firma ha conseguido que se puedan validar muchos procesos de una forma más eficiente. Por último, las firmas electrónicas avanzadas ayudan a resguardar la seguridad de las empresas cuando se realizan transacciones y solicitudes. Además, colaboran con el ambiente y la economía al generar un ahorro en materia prima y otros insumos de papelería. Sin mencionar el ahorro de tiempo y esfuerzo para recibir y validar las certificaciones.