IDSE del IMSS: la oficina virtual para patrones del seguro social

Si eres un empresario, sabrás de primera mano lo importante que es estar al día con todos los trámites referentes al Instituto Mexicano del Seguro Social. Por ello, para facilitarte las gestiones ante este organismo, se desarrolló la plataforma IDSE del IMSS.

Con ayuda de la tecnología, el IMSS ha puesto a disposición de los empresarios una herramienta que permite la fácil comunicación entre estos y el instituto. Con esto, se logra que tanto los patrones como los trabajadores estén al día con sus cotizaciones y gestiones.

Para entender mejor de qué trata esta plataforma, hemos redactado este post para resolver todas tus dudas. Por ello y sin más espera ¡Comencemos!

¿Qué es el IDSE?

IDSE IMSS es el acrónimo de IMSS Desde Su Empresa, el cual es un servicio del seguro social mexicano para los patrones o empresarios de todo el país. Con esta plataforma podrás realizar diferentes trámites online, los cuales son indispensables para el desarrollo de tu empresa.

Dicho de otra forma, este servicio en línea es un medio de comunicación que te permitirá mantenerte al día con el IMSS. De esta manera puedes cumplir con tus obligaciones de manera fácil, rápida e intuitiva.

¿Para qué sirve el IMSS IDSE?

En general, el IDSE es una herramienta del IMSS que permite calcular la nómina y seguridad social de los trabajadores. De esta forma los empleadores podrán gestionar y controlar los pagos y, al mismo tiempo, mantenerse al día con el IMSS.

Dado esto, podrás hacer los siguientes trámites en línea:

• Gestionar los documentos afiliatorios para poder dar de alta a un trabajador.
• Informar al IMSS sobre la extinción de la relación laboral con un trabajador.
• Comunicar cualquier cambio en el salario base de un empleado. Esto es importante ya que impacta en las cotizaciones que se deben realizar al IMSS.
• Solicitar certificados digitales.
• Avisar si se presenta una huelga en la empresa.
• Descargar EMA (Emisión Mensual Anticipada) y la EBA (Emisión Bimensual Anticipada).
• Revisar el estado del cumplimiento de obligaciones fiscales, lo cual es esencial en materia de Seguridad Social.
• Cancelar el Registro Patronal Único. Esto significa dar de baja la empresa, lo cual comprende 90 días hábiles de anticipación.
• Dar de alta a los trabajadores.  
• Dar de baja a los trabajadores. 
• Notificar reingresos de empleados o colaboradores.
• Informar sobre las modificaciones de salario
• Calcular la prima de riesgos de trabajo

Cómo empresa, podrás revisar el estado sobre el cumplimiento de tus obligaciones como patrón o responsable legal. De esta manera podrás cumplir tus responsabilidades fiscales que deriven directamente del seguro social.

Por otra parte, el IDSE también es para aquellos que están inscritos bajo el Régimen de la Incorporación Fiscal, en dónde podrán solicitar los beneficios y avances de incorporación al IMSS. 

¿Cómo se usa el IMSS IDSE?

Para poder utilizar los beneficios de IMSS IDSE es importante que te des de alta como patrón, para ello necesitas una cuenta con contraseña.

Luego de esto deberás llevar tus documentos y datos fiscales a la subdelegación del IMSS que corresponda a tu distrito. Esto lo debes hacer en un período no mayor a 10 días hábiles desde que comenzaste a gestionar tu cuenta. 

Por otra parte, este sistema ofrece un gran servicio de confidencialidad, por lo que tus datos y los de tus trabajadores estarán seguros. 

Asimismo, es necesario tener una firma electrónica, la cual puedes pedir ante el IMSS solo gestionando el Número Patronal de Identificación electrónico. Todos estos servicios están avalados por el Instituto Mexicano del Seguro Social y tienen bajo costo para todo el público.

Requisitos necesarios para usar IDSE

Para realizar las solicitudes y gestiones disponibles en IDSE, es necesario tener en cuenta que se requieren dos tipos de requisitos. Por una parte, están los requisitos técnicos para que no tengas problemas con la plataforma y aquellos recaudos de índole administrativo.

Primero explicaremos los requisitos técnicos que debes cumplir:

• Ordenador con acceso a Internet
• Sistema operativo Windows Vista o mayor
• Internet Explorer 10 o superior
• Tener instalada la versión actualizada de Java 1.4 y haber descargado Java Policy, todo con permiso de administrador.
• Adobe Reader

En cuanto a los requisitos propios de la empresa, el certificado digital es fundamental. Tiene una validez de 6 meses, llave privada para el usuario y contraseña.

¿Qué es el certificado digital?

Este es un documento que te permite realizar trámites o actuaciones electrónicas de manera segura, así como también disminuye el tiempo empleado para actualizar datos. De hecho, es una herramienta importante para realizar los pagos y hacer valer los derechos de los trabajadores.

¿Cómo se obtiene?

Para tener este certificado es importante capturar la Solicitud de certificado digital, la cual expide el IMSS. Para hacerlo debes:

• Contar con la identificación del patrón, sujeto obligado o, de ser el caso, el representante legal. Asimismo, se debe tener a la mano el domicilio fiscal y un correo electrónico activo para recibir las notificaciones.
• Es necesario definir un usuario y una contraseña.
• Se debe guardar la llave privada, el cual es un archivo con extensión “.key”.  La puedes almacenar luego de la captura en un CD o una memoria USB.
• Luego de realizar la solicitud debes acudir a la subdelegación correspondiente del IMSS con los documentos solicitados en un período máximo de 10 días hábiles. En caso de no presentarse en la oficina se cancela el procedimiento y será necesario comenzar otra vez. 
• Después de entregar la documentación completa en la subdelegación, te será entregado el certificado digital del IMSS. 

¿Cómo se ingresa al IDSE?

Para emplear el sistema IDSE debes seguir estos pasos:

• Ingresa a este sitio web.
• Suministra la información solicitada, cómo es el certificado digital, la llave privada, usuario y contraseña.
• Inicia sesión para lograr acceder a las diferentes funciones que ofrece el sistema. 

En caso de que requieras más personal para realizar estos trámites online, podrás tramitar un certificado digital adicional. Este lo podrás cancelar en cualquier momento.

La confronta en el IDSE IMSS

Este es un documento que certifica que la información de tu empresa coincide con la suministrada al IMSS, evitando así incongruencias.

Con esto se busca evitar que la información que falte o la incorrecta, sea dado el caso, pueda generar penalizaciones o multas. Estás últimas pueden ir de 20 a 350 salarios mínimos en cuanto a su costo. 

Para obtener la confronta deberás pagar al SUA, el cual es el Sistema Único de Autodeterminación. Este te enviará un archivo con los datos y la información que deseas. 

Por otra parte, podrás revisar la confronta al ingresar el Registro Patronal y el nombre de la empresa. También debes suministrar tu certificado digital, el archivo  con la extensión ” .sua” y la contraseña que has elegido para tu usuario de empresa. 

El registro patronal 

El registro patronal de tu empresa es un número de 11 caracteres que entrega el IMSS cuando te das de alta en la institución. Este es necesario para realizar diversos trámites, los cuales comprenden las funciones del Instituto Mexicano del Seguro Social.

¿Quiénes pueden darse de alta en el Registro Patronal?

Dadas las diferentes circunstancias que se pueden presentar durante la vida laboral, será obligación registrarse patronalmente cuando:

• Usan los servicios de uno o varios empleados.
• Conforman una sociedad de índole cooperativa.
• Inician la vigencia del convenio de incorporación con el IMSS 

¿Cómo realizar el registro patronal?

Este, al igual que otros procedimientos del IMSS se realiza de manera sencilla, rápida e intuitiva. Para llevar a cabo este registro tienes 3 opciones:

• Vía online: puedes acceder al escritorio virtual del IMSS para crear una cuenta. Accede pulsando aquí.
• Mixto: también puedes realizar el registro online, pero con la opción de terminar el trámite en la Subdelegación del Instituto Mexicano del Seguro Social de manera presencial.
• Presencial: puedes ir a la subdelegación del IMSS que te corresponde según tu domicilio de 8:00 am a 3:30 p.m los días hábiles de la semana.

Debes tener en cuenta que después de que concluyas el trámite, es necesario esperar dos días hábiles para poder recibir la notificación del registro patronal.

¿Cuánto tiempo se tarda el IMSS para aceptar las del IDSE?

Una vez que cuentes con el IMSS IDSE, puedes cumplir con tu obligación de patrón de registrar e inscribir a tus trabajadores en la plataforma. De esta manera podrás comunicar las altas, bajas y las modificaciones de sus salarios en un período no mayor a 5 días (hábiles).

Después de este tiempo, el trámite refleja el momento en el cual se ha aceptado o notificado con éxito la solicitud. Sin embargo, es necesario que tengas presente que puede demorar algunas horas, incluso días, por lo que necesitas de paciencia para tramitar el alta de tus trabajadores.

Puntos claves del servicio IMSS IDSE 

Cómo todos los servicios del IMSS, hay ciertos puntos importantes que tienes que conocer antes de registrarte en el IDSE. Estos son claves para poder entender mejor el funcionamiento del servicio al momento de tramitar las solicitudes que deseas realizar:

• Cómo hemos dicho anteriormente, debes contar con un certificado digital y un Número Patronal de Identificación Electrónica. Esto con el fin de poder realizar los registros y solicitudes correspondientes.
• Puedes solicitar certificados digitales adicionales para que el personal de tu empresa pueda realizar trámites a tu nombre, en caso de que seas el sujeto obligado. 
• Con un solo Registro Patronal Único podrás controlar varios centros de trabajo.

¿Qué sucede si no cumples con el registro como patrón en el IMSS?

Si eres patrón y no cumples con la obligación de registrarte y mantener comunicación con el IMSS, puedes ser sancionado o multado según la Ley del Seguro Social.

Dado esto, debes tener en cuenta que dichas sanciones pueden ir desde los 20 hasta los 350 salarios mínimos. Esto dependerá del tipo de sanción que estés cometiendo o la obligación que estés incumpliendo. Por otra parte, al acumular multas sin pagar, el IMSS podría requerir tu ingreso a prisión. 

Dado esto, debes considerar que no tener dados de alta a tus empleados ante el IMSS puede tener consecuencias jurídicas. Estás pueden ser graves y afectar así a tu patrimonio.